Представьте ситуацию: вы дали сотруднику задание, прошла неделя, вы спрашиваете результат, а он сделал совсем не то, что вы имели в виду. Или не сделал вовсе. Знакомо?
Чаще всего проблема кроется не в лени сотрудника, а в том, как была поставлена задача. Руководитель сказал «на глаз», а подчиненный понял «как услышал».
Чтобы этого избежать, используйте простой, но эффективный алгоритм постановки задач. Hазберем его по шагам.
В начале разговора необходимо сформулировать задачу ( что именно нужно сделать), отразить его суть.
Например: «Вам необходимо провести исследование и выяснить, насколько наши клиенты довольны работой компании».
Задача формулируется конкретно, в поведенческих индикаторах (В каких конкретно действиях будет выражаться).
2.Определение конечного результата и критериев его достижения.
Опишите желаемый результат максимально четко.
В каком виде вы хотите получить итог работы? По каким критериям вы поймете, что задача «сдана»?
Задачу без измеримого результата выполнить невозможно.
Например:
« Результатом этого исследования должен стать письменный отчет объемом до 10 страниц. В нем должны быть даны ответы на три вопроса:
Как клиенты оценивают работу компании в целом?
Что они считают нашими сильными сторонами?
Какие недостатки он отмечают в нашей работе?
Отчет должен отражать мнение как минимум половины клиентов».
3.Объяснение смысла задания. Значимость. (Возможные последствия).
Человек не робот. Если сотрудник понимает стратегическую цель, он работает качественнее и проявляет больше инициативы. Расскажите, что стоит за этим заданием.
Например:
«Эту задачу необходимо решать вот по какой причине.
Наша Компания планирует увеличение объемов и продаж. Перед нами встает проблема освоения новых регионов, где о нас никто не знает. Поэтому для компании сейчас очень важно понимать, на какие сильные стороны она может опереться, и какие недостатки в своей работе должна устранить».
Важно: Если нет времени объяснять — хотя бы обозначьте, что задача критична для отдела или компании в целом.
4.Обозначение конкретных сроков выполнения задачи
Задача без срока — не задача
Фраза «Сделайте в ближайшее время» — враг продуктивности.
У любой задачи должны быть конкретные сроки сдачи. Если срок большой, ставьте промежуточные точки контроля.
5.Планирование процесса выполнения.
Здесь важно включить в разговор самого исполнителя. Спросите его: «Как ты планируешь это делать? Давай обсудим этапы».
Почему это работает:
- Вы проверяете логику сотрудника.
- Он сам предлагает шаги — значит, ему и делать.
Пусть сотрудник проговорит, что он сделает сначала, что потом, и какие промежуточные результаты вы увидите.
6.Определение необходимых ресурсов.
Для того чтобы решить задачу, исполнитель должен обладать соответствующими возможностями и ресурсами.
Ресурсами могут являться:
• Материалы и оборудование
• Люди
• Деньги
• Информация
Особое внимание уделите полномочиям.
Полномочия — это право:
• Принимать решения о порядке и способах работы;
• Распоряжаться ресурсами.
Полномочия могут передаваться в разном объеме в зависимости от уверенности в квалификации и лояльности подчиненного.
Здесь возможны следующие варианты:
• Вы можете вообще не обсуждать этот вопрос, дать исполнителю только то, что считаете нужным;
• Вы можете предоставить ему возможность просить необходимые ресурсы, оставив за собой право принимать окончательное решение об их выделении ( что тебе необходимо для выполнения?).
• Дать исполнителю полную свободу в определении ресурсов и их использовании.
Важно! Подчиненный отвечает перед руководителем за решение поставленной задачи.
Руководитель отвечает за обеспечение подчиненных необходимыми
ресурсами.
7.Подтверждение понимания задания.
После выдачи задания руководителю необходимо убедиться, что подчиненный все понял, причем понял правильно.
.
Самый надежный способ убедиться, что вас поняли — попросить сотрудника повторить задание своими словами.
При этом можно использовать тот же формат, что и при постановке задачи, но в упрощенном виде:
• Суть задания, рамки (сроки выполнения, объем выполнения);
• Ожидаемый результат и критерии его достижения;
• План работы;
• Ресурсы и права по их использованию (полномочия).
8.Подтверждение наличия ответственности.
Дело (задачу) можно считать порученным только при условии, что исполнитель принял на себя ответственность за ее решение.
Это - принципиальный момент, от него прямо зависит качество работы исполнителя.
Признаки принятия ответственности:
• Подчиненный проявляет желание работать;
• Демонстрирует уверенность в успехе;
• Имеет четкое представление о том, что и как он будет делать;
• Если выражает сомнение и неуверенность, то обосновано;
• Открыто говорит «я сделаю это».
Признаки ухода от ответственности:
• Явное нежелание выполнять задание;
• Пессимистический настрой - «все равно ничего не получится»;
• Отсутствие явного настроя «я это сделаю», уход от обязательств: «наверно», «я постараюсь», «может быть» и пр.;
• Отсутствие конкретики и обтекаемость в момент обсуждения конечного результат работы и критериев его оценки.
Как узнать уровень готовности (ответственности)?
• Наблюдая за исполнителем в процессе постановки задачи;
• В прямом обсуждении с ним его готовности, желания, принятия,
• ответственности.
Что делать, если исполнитель не проявляет желания к работе?
Это извечный вопрос. И есть два варианта ответов на него:
1. Заставлять;
2. Заинтересовывать.
Нельзя сказать, что какой-то из этих подходов правильный, в какой то нет.
Все зависит от конкретного человека и ситуации. Тем не менее, существует закономерность:
• Принуждение — это краткосрочный метод воздействия;
• Если вы хотите, чтобы человек продуктивно работал на протяжении долгого времени, заинтересовывайте его.
Как создать интерес к работе?
У всякого человека есть ряд личных интересов, целей, потребностей.
Покажите ему, как порченное дело позволит удовлетворить его личные потребности.
Признаки правильно оставленной задачи:
Правильно поставленная задача — это когда сотрудник:
-
Понял, что делать.
-
Знает, какой результат нужен.
-
Понимает смысл работы.
-
Знает точные сроки.
-
Имеет план и ресурсы.
-
Принял ответственность.
С этого момента он начинает работать самостоятельно, а вы — просто контролируете процесс.
Еще больше материалов можно найти в блоге на нашем сайте.
